Большинство бизнесов разных форматов ежедневно сталкиваются с трудностями при ведении финансовой отчетности. Отсутствие прозрачности в отчетах, неэффективная цепочка поставок и длительное планирование учета ведет к ряду проблем. Среди них недовольство клиентов, ошибки при расчетах с поставщиками, нехватка оборотных средств и потеря потенциальных клиентов. Все это ведет к убыточности предприятия и полному банкротству производства. Помочь решить данные проблемы могут автоматизированные системы управления предприятием. Это программное обеспечение, позволяющее управленцу переложить часть ручной рутинной работы на машины.
Бюджетирование: роль и функции на предприятии
Под термином «бюджетирование» понимают финансовый процесс, при котором объединяется бюджет всего предприятия и его подразделений воедино. Что это дает? Такой маневр позволяет создать эффективную структуру управления всеми денежными средствами предприятия для регулирования оборота денег в производстве. В этом случае автоматизация работы компании — важный и ответственный шаг для каждого руководителя.
В качестве автоматизированных систем используется лицензионное программное обеспечение. Программы охватывают отчетность всего бизнес холдинга и его структурных подразделений. Бюджетирование направлено на выполнение ряда важных параметров. Например:
увеличение финансового результата (прибыли);
принятие управленческих решений путем создания единой базы данных для сотрудников;
эффективные капиталовложения путем своевременного анализа конкурентности продукта на рынке услуг;
рациональное управление ресурсами компании.
При внедрении автоматического финансового процесса корпорация получает дополнительные инструменты для повышения оборота денежных средств.
Вы не только вовремя составляете необходимую отчетность, но и можете анализировать прибыль в разных отчетных периодах. Такой анализ очень важен для большинства холдингов — постоянная оценка конкурентоспособности своего товара может позволить оценить их рациональность производства. На основе таких данных управленец принимает решение: увеличить темпы производства продукта или сократить.
Не все производственные компании используют в своей работе автоматизированное бюджетирование. Ведь внедрение программного обеспечения — затратный и трудоемкий процесс. Часто внедрение сопровождается невозможностью отрыва от своих прямых обязанностей. К тому же многих сотрудников необходимо обучать работе с ерп-программами. Нередко преградой становится отсутствие необходимого времени и опыта работы с ЕРП-сервисом.
В таком случае следует обратиться в специализированные компании. Они не только продают ЕРП программы, но и могут помочь с установкой и обучением персонала. В таких фирмах есть техническая служба поддержки. Вы можете позвонить по контактному номеру телефона и задать интересующие вопросы. Оператор поможет в решении возникших проблем.
Планирование бюджетирование
Прежде, чем внедрить автоматические системы бюджетирования на предприятии, руководитель должен тщательно спланировать данный процесс. Многие управленцы нерационально подходят к автоматизированию и теряют драгоценное время.
Первый шаг руководителя — выбрать оптимальную фирму, которая поставит вам автоматизированное программное обеспечение. Вы можете спросить мнения у своих контрагентов, пообщаться с IT-представителями и послушать их концепции для внедрения автоматического бюджетирования.
Далее определите выгоду, которую получите вследствие объединения всего бюджета предприятия. Вы должны просчитать все риски и выгодные предложения. После этого можно смело начинать внедрять программное обеспечение.
Информационные технологии позволяют не только разгрузить сотрудников от выполнения рутинных задач, но и повысить прозрачность кратковременных расчетов. Именно этот параметр становится причиной неточностей при составлении налоговых квартальных отчетов. Вы просто вносите данные в систему и машина сама анализирует их. Ошибки в таком случае полностью исключены.
Поэтапное внедрение автоматического бюджетного процесса
Любой трудоемкий процесс состоит из нескольких полноценных этапов. Невозможно перевести большой бизнес на автоматическую работу в считанные часы. При формировании общего бюджета на предприятии весь процесс делится на этапы внедрения системы бюджетирования.
Этапное бюджетирование представлено следующими процедурами:
Создание финансовой структуры. Контроль финансовой деятельности происходит при помощи центров финансовой ответственности. Каждый ЦФО имеет в подчинении отдельные бюджеты. Например, центр затрат или центр доходов. Такая система помогает рационально распределить обязанности и управленцу проще контролировать исполнение бюджета;
Формирование бюджетной структуры. Планируется денежный оборот средств, деньги равномерно распределяются по всем подразделениям;
Разработка учетно-финансовой политики. Формируются правила ведения финансового, бухгалтерского и оперативного учетов. Выставляется ряд ограничений при выполнении бюджета бизнес холдинга;
Регламент планирования. Далее подготавливаются документы и планируется ситуация, когда своевременное бюджетирование невозможно. Также составляется схема анализа при невыполнении ЦФО своих функций, проводится мониторинг и корректировка;
Планирование финансового бюджета. Составляется смета предварительного финансового и операционного бюджетов на следующий квартальный период. Здесь просчитываются возможные расходы, проводится сценарный анализ и корректируется система бюджетирования.
Такой поэтапный процесс поможет сократить время бюджетного планирования и рационально подойти к внедрению программного обеспечения по всему предприятию.
Модели автоматического бюджетирования
Проект автоматизации на любом производственном предприятии должен начинаться с тщательного анализа текущего состояния производства и формирования управленческой отчетности. Только после этих процедур вводится концепция бюджетирования.
Любая концепция подразумевает наличие моделей для эффективного автоматического бюджетирования. Каждая модель имеет свои преимущества и ограничения по внедрению:
программное обеспечение-методология учета. В этом случае сначала выбирают программное обеспечение, а уже потом формируют финансовую модель предприятия. При выборе такой концепции убедитесь, что заложенная в программу методологическая информация соответствует ЕРП программе. В противном случае, несмотря на потраченное время и колоссальные усилия, ПО может не сработать;
методология-программа. Большинство руководителей подбирают автоматизированный сервис под существующую финансовую модель. Программное обеспечение должно соответствовать методологии — только потом формируется концепция внедрения сервиса в компанию.
Во втором случае управленцу понадобится больше усилий для внедрения автоматического бюджетирования. Нередко такая концепция влечет за собой предварительное ведение финансового учета в смежных офисных программах (например, Microsoft Excel). В любом случае бизнес получает массу положительных сторон: уменьшение сроков по вводу ПО, работа по четкому техническому заданию и полное соответствие информационного сервиса.
Программные продукты для бюджета компаний
Отечественный рынок представлен большим количеством электронных сервисов для управленческого учета. Все программы делятся на комплексные (где бюджетирование — один из сегментов) и целевые (которые конкретно направлены на формирование бюджета). Последние можно интегрировать с другим программным обеспечением.
Изначально предприятия начинают фиксирование планирования и ведения своей деятельности с известной офисной программы MS Excel. С ее помощью можно формировать отчеты, строить различные графики и прогнозы. Сервис популярен среди большого сегмента управленцев. Однако, программа имеет ограниченный функционал. Например, нельзя на группу товаров создать один документ. Это влечет за собой формирование большого числа ненужных файлов, которые создают путаницу в документах.
Среди наиболее популярного программного обеспечения можно выделить сервисы как отечественных, так и зарубежных компаний. Среди них:
1С-Предприятие. Это универсальный набор инструментов для формирования финансовой отчетности. Программа имеет большое количество модулей, один из которых посвящен бюджету. Бухгалтер без труда может осуществлять все виды операций, расчетов, создавать квартальные отчеты и начислять зарплату сотрудникам. Функционал достаточно прост: вы вводите данные и сервер сам проводит их анализ и мониторинг;
Plandesigner. Российский информационный продукт, интегрированный под многие другие программы. Позволяет пользователю работать с большим объемом информации;
BPlan. Работать с данным сервисом можно с нуля. Вы можете самостоятельно построить эффективную модель бюджетирования и распределить права для каждой группы пользователей. Имеет простой интерфейс. Приступить к работе можно сразу же после установки;
Planior. Доступен прямо в браузере. Управленцу ничего устанавливать на компьютер не нужно. Безопасность электронного сервера обеспечивается по протоколу шифрования SSL. Имеет множество готовых шаблонов, которые хранятся в памяти;
SAP. Известная немецкая платформа, которая оснащена 22 дополнительными модулями. Программа SAP BI интегрирована под средний и малый бизнес. Позволяет полноценно вести автоматизированный учет производства на всех его структурах. Совместима с многими другими информационными продуктами.
Все эти платформы помогают не только автоматизировать бюджет бизнеса, но и вести учет финансово-хозяйственной деятельности.